Estrutura organizacional
Diretoria de Protocolo, Almoxarifado, Patrimônio e Arquivo
Competências
Art.25. Ao Departamento de Protocolo, Almoxarifado, Patrimônio e Arquivo, compete:
I- executar o tombamento, registro e inventário dos bens patrimoniais;
II - manter controle da movimentação de material entregue aos órgãos da Prefeitura ou órgãos conveniados;
III - manter controle sistematizado de todas as compras efetuadas pela Prefeitura Municipal;
IV - receber, controlar, armazenar e distribuir materiais de consumo para as unidades da prefeitura;
V - receber, conferir, examinar, armazenar, conservar e distribuir o material adquirido;
VI- orientar e fiscalizar os serviços de cargas e descargas de materiais;
VII - fazer a previsão do material mantendo controle para reposição de
estoque e contribuir com informações sobre o consumo dos demais órgãos;
VIII- atestar o recebimento dos materiais nas notas de empenho e notas fiscais;
IX - manter rigorosamente em dia a escrituração das fichas de controle de estoque e demais registros do almoxarifado da prefeitura;
X - proceder à entrega do material somente com requisição devidamente assinada pelo responsável;
XI- assegurar armazenamento adequado aos materiais, na quantidade devida, no local certo, facilitando sua localização, segurança e fiscalização;
XII - impedir divergências de inventário e perdas de qualquer natureza;
XIII- manter a quantidade e qualidade exata dos materiais;
XIV - realizar inventários anuais e vistorias periódicas dos materiais estocados, atualizando o cadastro geral dos mesmos;
XV- possuir instalações adequadas à natureza dos materiais e recursos de movimentação e distribuição suficiente a um atendimento rápido, eficiente e transparente;
XVI - receber e distribuir os documentos, processos e correspondências protocoladas;
XVII controlar a movimentação de processos e documentos verificando os pontos de estrangulamento ou retenção irregular;
XVIII - proceder ao registro das solicitações dos servidores sobre questões funcionais, catalogando e separando os pedidos por assuntos e temporalidade;
XIX- controlar e informar as unidades da prefeitura quando da emissão e recepção de mensagens via fax;
XX - registrar e.informar ao público quanto ás solicitações de serviços
XXI - encaminhar as solicitações de serviços à área operacional da prefeitura;
XXII-manter controle e responsabilizar-se pelo uso e guarda de equipamentos e instrumentos que estiverem em sua área de atuação;
XXIII - executar os serviços de arquivo intermediário e permanente, de documentos da prefeitura sob sua responsabilidade;
XXIV - orientar os serviços de arquivo corrente das unidades da prefeitura;
XXV - disciplinar as atividades de arquivo intermediário exercidas setorialmente;
XXVI - estabelecer sistemas de arquivamento de documentos que possibilitem a sua localização meda e favoreçam a sua conservação com economia de tempo e espaço;
XXVII - registrar e arquivar a entrada e a saída de documentos do arquivo intermediário e permanente sob sua responsabilidade;
XXVIII providenciar inventário periódico da massa documental reunida pela prefeitura;
XXIX - orientar e controlar o manuseio de documentos, bem como autorizar a sua reprodução nos casos previstos pelas normas municipais, inclusive propondo penalidades em caso de danos ou extravios;
XXX- fome cer desde que devidamente autorizado, certidões sobre assuntos integrantes aos documentos do arquivo intermediário e permanente sob sua responsabilidade;
XXXI - promover o atendimento ás solicitações de remessa e empréstimos de documentos arquivados;
XXXII - prestar informações às unidades da prefeitura sob assuntos contidos em documentos arquivados, mediante solicitações por escrito arquivando-as;
XXXIII propor a incineração ou destruição de material sem utilidade;
XXXIV- executar outras atividades compatíveis com a natureza de suas funções e que lhes forem atribuídas.
